به زبان ساده مديريت تداوم کسب و کار یا Business Continuity Management (BCM) عبارتست از توانایی یک سازمان برای حفظ تداوم فعالیت‌ها و خدمات یک شرکت در حین و پس از وقوع حوادث و بحران‌ها. به مدیریت تداوم کسب و کار تنها نباید به عنوان یک الزام در سازمان‌ها نگاه کرد. اجرای درست آن در سازمان می‌تواند نه تنها استراتژی بلکه تمامی فرایندهای ارزشمند سازمان را حفاظت کند.
در حقیقت، این سیستم به عنوان یک چارچوب مدیریتی و کل نگر، در راستای شناسایی تهدیدات و صدمات احتمالی است که می‌تواند بقای سازمان را به خطر اندازد و همچنین امکان و توانمندی جهت بازیابی و ارایه پاسخ مناسب به وقایع در جهت حفظ منافع ذینفعان، شهرت و فعالیتهای ارزش افزای سازمان را ایجاد می‌نماید.
در حال حاضر سازمان‌ها در سرتاسر جهان به اهمیت مديريت سیستم تداوم کسب و کار و نقش آن در هدایت سازمان در میان آب‌های آشفته پی برده‌اند.
تصور کنید که قادرید تنها بر روی رشد استراتژیک سازمانتان تمرکز کنید بدون اینکه نگرانی از بابت تهدیدات خارجی داشته باشید. بحران‌های مالی جهانی، تنش‌های سیاسی، بیماری‌های واگیر، حملات سایبری تروریستی و بلایای طبیعی حالا مدت‌هاست که فارغ از هر حوزه یا مکانی به واژه نامه تجاری وارد شده‌اند و سطحی از عدم اطمینان و ترس را در اداره بسیاری از کسب و کارها به وجود آورده‌اند. در حال حاضر سازمان‌ها در سرتاسر جهان به اهمیت مديريت سیستم تداوم کسب و کار و نقش آن در هدایت سازمان در میان آب‌های آشفته پی برده‌اند. این سیستم همچنین نقش اثربخش خود در تاب آوری سازمانی- توانایی یک سازمان در جهت پیش بینی، آمادگی و قدرت پاسخگویی و انطباق به‌منظور بقا و شکوفایی، را به رخ کشیده است.
کشورهای حاشیه خلیج فارس، بطور خاص، توسعه استانداردهای سفارشی را در هماهنگی با سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) – همچونNCEMA 7000-2015 در امارات متحده عربی و SAMA BCM Framework 2017 در عربستان صعودی- آغاز کرده و آنها را در میان نهادهای دولتی به‌ویژه، زیرساخت‌های حیاتی ملی، پیاده‌سازی کرده‌اند و به این ترتیب، بطور موثر سیستمی ایمن خلق کرده‌اند که اعتبار کشور و جامعه آن را حفظ می‌کند.
سوال اینجاست که چرا باید این میزان تلاش، زمان و منابع را در یک سیستم اصطلاحاً اصلاحی نه تنها به‌منظور پیاده سازی بلکه جهت حفظ آن، سرمایه‌گذاری کرد؟
سه دلیل قانع کننده
درست است که یک سیستم مديريت تداوم کسب و کار کاربردی و موثر به زمان و تلاش مداوم احتیاج دارد، اما تجربه نشان داده حوادث اغلب می توانند در هر مقطعی از زمان و هنگامیکه کمتر انتظار می‌رود، اتفاق بیافتند. سازمان‌ها باید عملیات بحرانی که کسب و کار آنها و سایر موارد مرتبط با آن را آسیب پذیر می‌کند، درک کرده تا بتوانند استراتژی‌های مناسب را توسعه بدهند و تداوم، ثبات و پایداری کسب و کارشان را تضمین کنند. در همین راستا مزایای سازمانی کلیدی که در رابطه با تداوم کسب و کار درون سازمان‌ها وجود دارد، عبارتند از:
مروری بر فعالیتهای حساس به زمان و چشم انداز تهدیدات
تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار (Business Impact Analysis ) و ارزیابی خطر ریسک (Threat Risk Assessment) دو رکن اصلی یک سیستم مديريت تداوم کسب و کار موثر هستند. تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار یک فرآیند سیستماتیک است که برای تعیین حداقل نیازمندی‌ها (از نظر امکانات، پرسنل، تجهیزات، وابستگی‌ها، اسناد حیاتی و فناوری‌های لازم) در شرایط بحران، مثل وقوع یک حادثه، به وجود میآید. این در حالیست که ارزیابی خطر ریسک نیز تحلیل عمیقی از تهدیداتی که می تواند تاثیر قابل توجهی بر سازمان داشته باشد، ارائه می‌کند. این مرحله تجزیه و تحلیل مرور کلی از وضع منابع و فعالیتهای حیاتی سازمان ارائه کرده و در ارزیابی اولویت‌های بازیابی و هرگونه تهدیدی که منجر به اختلال در کسب و کار می شود، یاری می‌رساند.
این تجزیه و تحلیل ها همچنین به مدیران ارشد کمک می کند تا عملکرد سازمان را درک کرده و فعالیتهای حساس به زمان را بازبینی کنند تا از این طریق بتوانند یک استراتژی سرمایه‌گذاری جامع و دقیق ایجاد کنند.
بهبود تصویر و اعتماد ذینفعان
ارتباطات در دوران بحران یک عنصر کلیدی برای بازیابی و حفظ اعتبار است. بعنوان بخشی از سیستم مدیریت تداوم کسب و کار، ارتباطات بحرانی، با فرد مناسب در زمان مناسب و از طریق کانال مناسب برای رسیدگی و توجه به ذینفعان علاقمند ضروری بوده و از افشای شایعات و اطلاعات محرمانه جلوگیری می کند. طرح تداوم کسب و کار (Business Continuity Plan) به طرحی اطلاق می‌شود که سازمان به کمک آن، خود را برای گذراندن شرایط غیر طبیعی آماده کرده است. این طرح جریان ارتباطات را تعریف کرده و نقش‌های مختلفی برای کسانیکه با خانواده‌های کارمندان در تماس هستند، به رسانه‌ها اطلاع‌رسانی می‌کنند و یا به اشخاص ثالث علاقمند اطلاع رسانی می‌کنند، ایجاد می‌کند. در عین حال طرح تداوم کسب و کار نحوه رفتار کارکنان تحت فشار رسانه ای را نیز تعیین می‌کند.
یک چارچوب تداوم کسب و کار موثر امکان رسیدگی به نگرانی‌های ذینفعان مختلف را به شیوه‌ای مطمئن فراهم آورده و کمک می‌کند تا اعتماد در هر مرحله از پاسخدهی و بازیابی با اطلاعات دقیق به منابع مرتبط، ایجاد شود. در نتیجه، سازمان‌ها از یک نام تجاری قوی و تصویری بهره‌مند خواهند شد که اعتماد و مهارت بالای مدیران ارشد در غلبه بر بحران‌های غیر منتظره را منعکس می‌کند.
بازگشت سرمایه حتی بدون وقوع هر گونه بحران
درحالیکه پیاده‌سازی استراتژی‌های بازیابی برای موفقیت یک سیستم تدوام کسب و کار ضروریست، اما سرمایه گذاری پول، زمان و فناوری به این منظور تا حد زیادی گران است. بدون وجود استراتژی‌های روشن و آزمایش شده، بازیابی منابع در دوران بحران- خواه اثر آن بر پرسنل باشد یا تجهیزات، فناوری و زنجیره تامین؛ هزینه را در مقایسه با یک استراتژی بازیابی پیشگیرانه به صورت نمایی افزایش می‌دهد. علاوه بر این، پیاده‌سازی یک سیستم تداوم کسب و کار می‌تواند در کاهش هزینه بیمه سازمان موثر بوده و یا امکان ارتقا به سیاست‌های حق بیمه بدون پرداخت هزینه اضافی را فراهم آورد.
طبق مطالعات انجام شده توسط انجمن کارگزاران بیمه انگلیس (BIBA) و دفتر کابینه، مشخص شد اگر سازمانی از طرح تداوم کسب و کار بهره‌مند باشد، بخش اعظمی از شرکت‌های بیمه (83.3 درصد) در مفاد بیمه‌نامه و تعهدات خود تخفیف ارائه می‌کنند و یا سیاست‌های خود را به یک سیاست خاتمه کسب و کار ارتقا داده و بهبود می‌بخشند.
هر سازمانی به یک منبع اطمینان، به‌ویژه برای ذینفعان خارجی، به‌منظور رشد و بقاء نیازمند است. اهمیت تداوم کسب و کار در ارائه استراتژی بازیابی و تصویر برند قوی نهفته است که هدف استراتژیک دستیابی به یک سازمان انعطاف پذیر را تسهیل می‌بخشد. هنگامیکه تداوم کسب و کار برقرار شد، گزینه‌های نامحدود برای حفظ و بهبود سیستم جهت دستیابی به سطح بلوغ موردنیاز و هدایت سازمان به سمت انعطاف پذیری در دسترس قرار می‌گیرد. براین اساس بطور قطع، یکی از موثرترین راه حل‌ها اتوماسیون خواهد بود که عبارتست از کاهش نیرو و خطای سازمانی با به روز نگه داشتن سیستم.
یک چارچوب تدوام کسب و کار موثر امکان رسیدگی به نگرانی‌های ذینفعان مختلف را به شیوه‌ای مطمئن فراهم آورده و کمک می کند تا اعتماد در هر مرحله از پاسخدهی و بازیابی با اطلاعات دقیق به منابع مرتبط، ایجاد شود.
منبع : نوشته شده توسط زیاد ال حداد و ناجی ذوغبی، تحلیلگر کسب و کار، مشاوره ریسک از Deloitte خاورمیانه