یکی از اصلی ترین تفاوت های انسانهای باهوش نسبت به انسانهای زیرک و نابغه در توانایی زمان بندی آنها خلاصه می شود. انسانهای باهوش به سرعت واکنش نشان داده و عمل می کنند، در حالیکه نوابغ اغلب به زمان بیشتری برای ارزیابی و تحلیل پیش از پاسخگویی نیازمندند. این تفاوت به ویژه در دنیای مدیریت خدمات IT مشهود است.
با این حال شما می توانید با اتخاذ یک راه حل ساده از هر دو مزایای هوشمند و نابغه بودن در مدیریت خدمات IT استفاده کنید که چیزی نیست جز استانداردسازی فرایندها به واسطه پیاده سازی ITIL که به شما کمک می نماید مدیریت سازمان‌های فناوری اطلاعات را با هدف ارائه ارزش برتر به کسب و کار مشتریان به انجام برسانید. واقعیت این است که تغییر و مقاومت در مقابل تغییر دو مفهومی هستند که در پیاده سازی چارچوب ITIL توسط سازمانها، همواره در تقابل با هم هستند. شاید به این دلیل که ماهیت چارچوب های استاندارد ITIL به گونه ایست که سازمانها را با تغییرات متعدد و چالشهای بسیار مواجه می سازد و یا اینکه تغییرات در حوزه ی منابع انسانی شامل تغییرات ساختاری، فرایندی، عملکردی و حتی نگرشی در کارکنان فناوری اطلاعات می گردد.
در این مقاله قصد داریم 5 دلیل اصلی برای اینکه پیاده سازی چارچوب ITIL را از هم اکنون آغاز کنید به شما ارائه کنیم. بعد از خواندن این متن احتمالاً با خود فکر می کنید چرا پیش از این تصمیم به اتخاذ و پیاده سازی چارچوبی در سازمان خود نداشته اید. اما هنوز هم دیر نیست!
چارچوب ITIL مجموعه ای از به روشهای مرتبط با مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) است. مدیریت خدمات فناوری اطلاعات به چرخه ای اطلاق میشود که از شناسایی نیاز مشتری آغاز شده و تا مرتفع ساختن آن نیاز در قالب ارائه خدمات فناوری اطلاعات ادامه دارد. مؤلفان چارچوب ITIL با بررسی فعالیتهای رایج در واحدهای فناوری اطلاعات و تحلیل اقدامات مورد نیاز در راستای ارائه خدمات با کیفیت، 5 دلیل اصلی پیاده سازی ITIL را چنین بیان می کنند:
بقای سازمان
هنگام پیاده سازی ITIL به منظور استاندارد سازی فرایندها، کلیه جوانب ممکن در پشتیبانی و نگهداری روزمره یک خدمت فناورانه مورد توجه و پوشش قرار می گیرد به این صورت که تمامی معیارها یکپارچه سازی شده و مجموعه ای از اسناد مشترک به منظور توسعه ی فعالیت ها ایجاد می گردد. علاوه بر این، از تکرار کار اجتناب شده، تحویل پروژه ها با سرعت بیشتری انجام گرفته و فرایندهای اداری و عملیاتی بهبود بخشیده می شود.
هزینه‌ی کمتر
هزینه‌بر بودن پیاده‌سازی و تطبیق ITIL در سازمان ها اغلب از مهمترین دلایلی است که باعث می شد مدیران از پیاده سازی ITIL صرف نظر کنند. اما واقعیت این است که اگرچه پیاده سازی این چارچوب هزینه بر است اما هزینه ای که به دلیل عدم وجود فرایندهای استاندارد به سازمان تحمیل می شود به مراتب بیشتر است. آیا به عنوان یک مدیر حاضرید ریسک از دست دادن فرصت ها و مشتریان خود را به دلیل پیاده سازی فرایند های غیر سازمان یافته به جان بخرید؟ کدامیک بهتر است: جمع کردن پول و از دست دادن آن در دراز مدت یا سرمایه گذاری پول تان در سیستم هایی که بهبود فرایندها را رقم می زنند؟
کارایی بیشتر
ITIL این امکان را فراهم می‌آورد که تغییرات فناوری اطلاعات با در نظر گرفتن تمامی ابعاد و تاثیرات آن بر سایر حوزه‌های فناوری اطلاعات به طور اثربخش در سازمان اعمال شود. پیاده سازی ITIL منجر به بهبود راندمان و کارایی فرایندها، مدیریت خدمات IT و استانداردسازی خدمات می گردد از این جهت که چارچوب مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ITIL متمرکز بر مجموعه‌ای از بهترین روش ها برای مدیریت سازمانها با هدف ارائه ارزش برتر به کسب و کار مشتریان می‌باشد. در نتیجه محصولات، خدمات و راه حلهای بهتری ارائه می شود که رضایت مشتری را تضمین می کند. این در حالیست که شاخص های مدیریتی نیز برای ارزیابی عملکرد هر یک از عناصر عملیاتی شما ایجاد می گردد و سرویس کدهایی جهت تقویت اعتبار و افزایش وفاداری مشتریانتان ارائه می شود.
انعطاف پذیری
ماهیت ITIL به گونه ای انعطاف پذیر است که سازمان ها و واحدهای فناوری اطلاعات میتوانند با توجه به بودجه و دامنه مورد انتظار فعالیتهایشان، نسبت به پیاده سازی ITIL به صورت کلی یا جزئی اقدام نمایند. فارغ از ایجاد یک زمینه ی مشترک برای بهسازی و استانداردسازی فرایندها، پیاده سازی ITIL در یک سازمان انعطاف پذیری را برای مدرنیزه کردن و غنی سازی فناوری اطلاعات با مدلهای کسب و کار به ویژه در سطح مدیریتی فراهم می آورد. به عبارت دیگر، پیاده سازی ITIL پلی بین فناوری اطلاعات و حوزه هایی که ارتباط کمتری با آن دارند ایجاد کرده در عین حال ساختار یا چارچوبی مشترک برای نوسازی و بهینه سازی تمام فرایند های موجود در شرکت خلق می کند.
یکپارچه سازی
پیاده سازی استانداردهایITIL نه تنها زمینه ی یکپارچه سازی و پیوستگی بیشتر فرایندها و خدمات را فراهم می کند، بلکه با در نظر گرفتن پلتفرمها، فناوریها و اپلیکیشن ها زمان تحویل را بهینه کرده، خدمات را بهبود بخشیده و چارچوبی مشترک برای اجرای تفاهم نامه های سطح کیفی خدمات یا SLA) Service Level Agreement) ها را فراهم می آورد. تجربیات پیشین نیز می توانند بعنوان سکوی پرتابی برای پیشرفت های بعدی تلقی شوند. در پایان، اگر قصد اجرای یک پروژه ITIL در سازمان خود را دارید لازم است که در گام اول نسبت به تهیه لیستی از چالشها و دغدغههای سازمانی خود اقدام کنید. یکی دیگر از اقدامات موثر، می تواند تهیه لیستی از شاخصها و سنجه‌هایی باشد که گمان می کنید پایش و کنترل آنها در کیفیت و پایداری خدمات تاثیر مثبتی خواهند داشت.
منبع: www.gb-advisors.com