سال 2022 سال اتوماسیون‌های پیشرفته می‌باشد. سازمان‌ها در هر کجا که بتوانند از اتوماسیون سازی یا به عبارت دیگر از مفاهیم دیجیتال استفاده می‌کنند تا بار اجرای کارها را در راستای ارزش‌آفرینی برای ذینفعان، از کارکنان به فناوری ارجاع دهند و در نهایت سازمانی کارآمدتر و تکامل یافته‌تر داشته‌باشند. بهینه‌سازی و خودکارسازی به معنای استفاده موثر از افراد شرکت است.
در بخش‌های مختلفی از ITIL4 به کارکرد و اهمیت بکارگیری اتوماسیون در ارائه خدمات به مشتریان اشاره شده است. از جمله مهمترین این بخش‌ها می‌توان به دو مورد ذیل اشاره نمود:
- بُعد اطلاعات و فناوری (Information and Technology) به عنوان یکی از ابعاد مدیریت خدمات و بکارگیری آن در کنار ابعاد دیگر
- توجه به اصل Optimize and Automate به عنوان یکی از اصول معرفی شده در سیستم ارزش خدمات ITIL4
در این مقاله از سری مقالات دیجی وایز آکادمی به بررسی 6 روند استفاده از اتوماسیون‌ها در سال 2022 مرتبط با مفاهیم فوق می‌پردازیم.
1) دموکراسی در اتوماسیون‌ها
زمان در حال تغییر است. کارمندان دیگر به دلیل افزایش زمان کارها نمی‌خواهند به صورت سنتی (بدون دخالت ماشین) وظایف خود را انجام دهند و یا توسط برنامه‌های کاربردی محدود شوند، در عوض آنها به جای محدود شدن توسط فناوری، می‌خواهند بکارگیری فناری آزاد شوند.
آنها فناوری‌هایی را می‌خواهند که به آنها اجازه دهد کارها را به صورت اتوماسیون شده داشته باشند تا بتوانند هزینه‌ها را کاهش داده و برای پروژه‌های جدید وقت بگذارند. به عبارت دیگر آنها می خواهند که ماشین ها برای آنها کار کنند، نه اینکه آنها برای ماشین‌ها کار کنند.
مردم اتوماسیون‌های ساده‌ای می‌خواهند که به مهارت‌های پیچیده فناوری اطلاعات نیاز نداشته باشد، بنابراین می‌توانند به سرعت کارهای تکراری و با حجم بالا را به صورت خودکار انجام دهند.
در واقع این مورد بر یکی دیگر از اصول ITIL4 با عنوان Keep it Sample and Practical تمرکز دارد. اصلی که بر ساده بودن و در عین حالی کاربردی بودن محصولات و خدمات فناوری اطلاعات اشاره دارد.
2) هوش مصنوعی به گسترش استقرار اتوماسیون کمک می‌کند
فهرست کارهایی که مردم دیگر نیازی به انجام آنها ندارند به واسطه تغییر در نیازمندی ایشان، هر روز افزایش می‌یابد و در عوض آن ها برای تمرکز بر روی کارهای جذاب و خلاقانه‌ای که دوست دارند، زمان بیشتری می‌گذراند.
گسترش قابلیت اتوماسیون‌ها و استفاده از هوش مصنوعی در سراسر سازمان‌ها تأثیری دگرگون‌کننده ای بر کار خواهد داشت.
با استفاده از تکنولوژی هایی همچون هوش مصنوعی بخش عمده ای از کارهای اداری روزمره و تکرای، مانند پاسخ به سؤالات، درخواست‌ها و… خودکار خواهند شد.
به عنوان مثال، 86 درصد از روز یک متخصص منابع انسانی در حال حاضر به کارهای اداری اختصاص دارد و زمان کمی برای پروژه‌های استراتژیک باقی می‌ماند. از این رو با صرف انرژی کمتر در انجام کارهای تکراری، کارمندان در همراه کردن ماموریت سازمان جان تازه‌ای خواهند گرفت.
3) انواع اتوماسیون‌ها با هم مرتبط هستند
ارتباط اتوماسیون‌ها و همپوشانی آنها با یکدیگر در سازمان‌هایی که تیم‌های مختلف از ابزارهای مختلف استفاده می‌کنند، سردرگمی ایجاد می‌کند.
- RPA – اتوماسیون فرآیند رباتیک
- RBA – اتوماسیون Runbook
- BPA – اتوماسیون فرآیندهای تجاری
- و ESM -مدیریت خدمات سازمانی
به عنوان چهار دسته متمایز فناوری‌های اتوماسیون در نظر گرفته می‌شوند.
همه موارد ذکر شده، اتوماسیون را با وسعت و عمق وظایف مختلف ارائه می‌دهند همچنین آنها در تلاشند تا مدل برتر اتوماسیون سازمانی باشند. اما واقعیت این است که سیستمی که همه کارها را انجام دهد وجود ندارد زیرا کارهای مختلف به ابزارهای متفاوتی نیاز دارند.
برای مثال اتوماسیون عملیات فناوری اطلاعات با اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی بسیار متفاوت است.
سازمان‌ها به طور قطع به ترکیبی منحصربه‌فرد از فناوری‌های اتوماسیون نیاز دارند تا حداکثر ارزش مورد انتظار خود را به دست آورند.
4) موفقیت‌های اولیه که قابل مشاهده هستند باعث رشد سریع سازمان می‌شوند
مشاهده موفقیت‌های اولیه در استفاده از این سیستم‌ها باعث افزایش قابل توجه درخواست های اتوماسیون خواهد بود زیرا وقتی تیم‌ها مزایایی را که استفاده کنندگان اولیه به دست می‌آورند می‌بینند، می‌خواهند از آن سیستم ها نیز بهره ببرند.
این موضوع کاملا بر اصل Progress iteratively with feedback به عنوان یکی از اصول ITIL4 تمرکز دارد. جایی که بر ارائه دستاوردهای اولیه و در زمان کوتاه به منظور جلب حمایت مستمر ذینفعان تأکید می‌کند.
در سازمان‌هایی که به‌طور گسترده از فناوری برای خودکار کردن کارها استفاده می‌شود، اتوماسیون کردن کارهای تکراری و روزمره به یک هدف تبدیل می‌شود.
5) استفاده از اتوماسیون به صورت نامنظم هزینه و سردرگمی را به همراه خواهد داشت
سازمان‌ها با استفاده نامنظم از اتوماسیون‌ها با مشکل مواجه خواهند شد و این امر، یافتن حجم‌های کاری که در کجا خودکار می‌شوند و متعلق به چه کسانی هستند را دشوار می‌سازد.
اگرچه مزایا و خروجی این سیستم‌ها خیلی زود به بار می نشیند ولی در عوض هزینه‌ها به سرعت افزایش می‌یابد و خطرات پنهان ظاهر می‌شوند.
6) سازمان‌ها استراتژی خود را برای اتوماسیون اعمال خواهند کرد
سازمان‌هایی که از فناوری و راهکارهای مختلف اتوماسیون‌ها استفاده می‌کنند، شاهد تحقق ارزش‌های مود انتظار سازمان در بخش‌های مختلف هستند. این افراد ارزش و اهمیت این سیستم‌ها را بیش از دیگران درک می‌نمایند.
این سازمان‌ها با داشتن استراتژی و سیاست منحصر به فرد خود باعث کاهش هزینه‌ها، افزایش سرعت عمل کارها و در نتیجه تحقق ارزش‌های سازمانی می‌شوند.
نتیجه
سازمان‌ها با مشاهده حجم کار انسانی، به صورت استراتژیک به استقرار اتوماسیون نزدیک می‌شوند و ابتدا بر این موضوع تمرکز می‌کنند که چگونه کاری با اهمیت و حجم بالا می‌تواند مکانیزه شود.
اکثر سازمان‌هایی که دارای وظایف و کارهای پیچیده ای هستند لازم است برای مکانیزه کردن این وظایف به صورت سلسله مراتبی عمل کنند.
در نهایت سازمان‌ها با اتخاذ یک رویکرد استراتژیک، می‌توانند با استفاده از اتوماسیون‌ها خروجی‌های بهینه را در کوتاه‌ترین زمان دریافت نموده و تغییر شکل کاری، ایجاد پایداری بیشتر و ایجاد نیروی کاری متعهد که بر آینده‌ای جدید متمرکز است را به همراه داشته باشند.
منبع : دیجی وایز آکادمی